Как правильно задокументировать правонарушение?

Часто бывает так, что одних только фотографий экологического правонарушения недостаточно, чтобы доказать, что оно действительно имело место. Снимки могут не иметь привязки к местности, а нарушитель может уничтожить улики (например, зачистить последствия незаконной рубки зеленых насаждений) и следы своего пребывания в месте, где был уличен в противоправном деянии, до того, как сюда приедут контролирующие органы. Поэтому важно правильно зафиксировать событие с помощью акта - документа, составленного и подписанного несколькими лицами, в котором описываются конкретные факты и обстоятельства.

Когда фотографий недостаточно

В эпоху широкого распространения смартфонов, цифровых камер и видеорегистраторов кажется, что для фиксации различных экологических или санитарных нарушений больше ничего и не нужно. Увидел кучу мусора в неположенном месте, слив канализации в реку или срубленное во дворе дерево – доставай из кармана аппарат и нажимай на кнопку «Запись».

Проблема в том, что эконарушений и ситуаций, при которых они происходят - великое множество. И если выведенная в водоем труба, по которой текут фекалии, скорее всего, никуда не денется после вашей съемки и будет обнаружена при выездной проверке, то, например, фотографий ассенизаторской машины, ведущей слив своего содержимого в городскую ливневку, может оказаться недостаточно для доказательства нарушения. Хозяина машины, предположим, найдут, но ответственности он сможет избежать, если пойдет в отказ и будет утверждать, что вы, мол, не так поняли его намерения, когда он опустил сливной шланг в ливневый коллектор.

Стационарная труба для выпуска сбросов никуда не убежит. В отличите от ассенизатора-нелегала

Для таких ситуаций одной только фото- или видеосъемки мало: нужны дополнительные механизмы фиксации правонарушения, самым простым и доступным среди которых является акт – рукописный или печатный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий те или иные факты и обстоятельства.

Акты, как справочно-информационные документы, составляемые на основе коллегиальности, широко применяются в делопроизводстве и многих системах документооборота (производственных, кадровых, бухгалтерских и пр.). Несмотря на такое разнообразие, базовые требования к актам, составу реквизитов и особенностям их оформления, в общем и целом, универсальные для всех случаев - их мы дальше и рассмотрим.

Как правильно оформить акт

Общие требования к оформлению официальных документов в российском документообороте прописаны в действующем ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также Методических рекомендациях по его внедрению (см. пункт 5.9). Но, прежде чем рассмотреть требования к оформлению актов, давайте разберемся в общей логике подобных документов.

1) Главный смысл акта - в оперативной фиксации фактов или событий: либо в день их выявления/наступления либо в очень ограниченный период времени (обычно не более суток). Смысл в том, чтобы зафиксировать факты, что называется, по горячим следам.

Иными словами, если вы составите акт через месяц или там через год, то по поводу качества документа и достоверности изложенных фактов возникнут, как говорят юристы, разумные сомнения. Не говоря уже о том, что поймать нарушителя, доказать его вину и привлечь к ответственности будет уже весьма проблематично, если вообще возможно.

2)  Описываемые в акте факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально – это позволяет минимизировать вероятность изложения чьих-то отдельных субъективных впечатлений и оценок (в этом коренное отличие акта от обращения или заявления в орган власти, которое человек пишет от себя лично и вправе излагать суждения с любой степенью субъективизма). В идеале число принимающих участие в этом процессе лиц должно быть не меньше трех, причем все эти лица должны быть непосредственными очевидцами того, под чем подписываются.

3) Текст акта - не художественное произведение, здесь недопустимы многостраничные тексты с лирическими отступлениями. Текст должен быть кратким и фиксирующем только те вещи, очевидцами которых стали составители акта. С другой стороны, излишних канцеляризмов тоже стоит избегать – не нужно стараться подражать бюрократам: писать лучше простым и понятым языком, избегая двусмысленных оборотов или бессмысленных канцелярских выражений.   

4) Составители акты вовсе не обязаны придерживаться только одной точки зрения. Каждый подписант имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено либо на самом акте ниже подписи либо как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме документа с наименованием «особое мнение», «замечания», «дополнения»).

5) К акту могут прилагаться подтверждающие материалы: фото- и видео или аудиозаписи, документы, скриншоты из Интернета и пр. – в такой связке эти материалы будут работать значительно эффективнее, чем сами по себе. 

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорят о том, что текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части поименно перечисляются составители акта. Если это необходимо, то указываются должности (места работы или службы), а также любые другие необходимые в конкретных случаях атрибуты. К примеру, если в числе составителей акта присутствуют люди с учеными степенями, а предмет акта соответствует их научной специальности, то рекомендуется подчеркнуть экспертные качества составителей.

Также от себя добавим и рекомендацию указывать контактные данные подписантов акта (телефоны, email): это повысит уровень доверия к документу и облегчит проверяющим органам поиск и опрос очевидцев правонарушения, если возникнет такая потребность.

В основной части акта, согласно методическим рекомендациям, следует излагать установленные факты, выводы и заключения. Применительно к фиксации события экологического правонарушения это означает, что в двух-трех абзацах следует уместить суть того, что было обнаружено. Например: «При осмотре места санитарной обрезки деревьев, по такому-то адресу обнаружены деревья с такими-то признаками повреждения кроны и скелетных ветвей в количестве таком-то. На месте проведения работ обнаружены разбросанные на почве древесные порубочные остатки, рабочая экипировка (использованные перчатки, промасленная ветошь, бутылки из-под машинного масла) и бытовой мусор».

Можно добавить каких-нибудь характерных деталей. Если, к примеру, вы описываете несанкционированную свалку – добавьте подробностей о составе самого мусора (что в нем преобладает, в какой степени разложения пребывают отходы), о наличии и состоянии подъездных путей к свалке, ее ориентировочную площадь, высоту мусорных куч и др.     

Важно помнить, что в акте фиксируются факты, которые носят объективный характер, а любых предположений, домыслов и версий (например, о том, почему именно в этом месте возникла незаконная помойка, кто из чиновников в этом заинтересован и т.п.) следует избегать: все это оставьте для обращений в органы, задача же на данном этапе скромнее – просто зафиксировать обнаруженное со всеми важными нюансами и деталями.

Итак, общая структура акта такова:

• «шапка», в которой указываются дата и место составления акта (населенный пункт), а также, собственно, содержится слово «Акт»;

• поименный перечень (ФИО) составителей с контактными данными;

• краткая вводная часть (находясь там-то, тогда-то и во столько-то мы обнаружили/увидели/стали очевидцами...);

• описание обнаруженных фактов или произошедшего события;

• подписи составителей акта с расшифровкой (ФИО);

• особые мнения (при их наличии);

• перечень приложений

Пример акта об уничтожении краснокнижной растительности

Куда двигать акт?

Акт проверки составляют в стольких экземплярах, сколько существует (или может существовать) заинтересованных лиц, причем в число этих лиц может входить и сам нарушитель. В идеале, у каждого составителя должно остаться по экземпляру, плюс экземпляры, предназначенные для правоохранительных или контролирующих органов

Акты можно использовать и в качестве самостоятельного документа (если его направить в контролирующий орган, он будет расценен как поступившее от граждан обращение, по факту чего будет назначена проверка и в 30-дневный срок предоставлен ответ), но можно использовать как дополнение к отдельно написанному обращению, где вы можете подробно изложить проблемы, подробности о предполагаемых нарушителях, версии об их коррупционных связях с чиновниками и т.п. – все, что посчитаете нужным. Акт в таком контексте будет играть вспомогательную роль фиксатора объективных обстоятельств в дополнение к вашим личным аргументам и предположениям.

Иногда суды принимают акты в качестве прямых доказательств, например, нанесенного ущерба из-за чьих-то неправомерных действий или халатности. Эта практика, в частности, прослеживается в спорах в сфере ЖКХ (вот, к примеру, дело, где суд удовлетворил иск о взыскании ущерба от затопления квартиры, основываясь на акте, к которому было приложено заключение эксперта).   

Если у вас на руках будет грамотно составленный и оформленный акт, то «приделать ноги» ему будет не сложно – дальнейших трек его движения зависит от конкретной ситуации и специфики проблемы, которую вы хотите решить.